Excel与Word套打功能使用技巧
婚礼邀请友人参加，就需要写请柬。而且写请柬不但要求字写得端正，还不能有错别字，再加上邀请的朋友多，写请柬就是一个劳累活。这时我们利用Word的套打功能，就会让写请柬的事情变得轻松加愉快了。下面，就让Word帮我们写请柬吧。
Step1：先用直尺测量一下原始请柬大小为36cm×25cm。打开Photoshop(其他的软件也行，只要能扫描成图片即可)，用最低的分辨率将请柬上要填写内容的那半部分扫描成qj.jpg文档，然后在Photoshop中将qj.jpg文档扩成36cm×25cm。
Step2：打开Word2003，新建Word文档，在“文件→页面设置”中，设置页面大小为25cm×36cm，边距均为2cm，方向选择“横向”(如图)。
注意事项：页面设置中一定要这么设，否则A3的打印机是无法纵向打印的。
Step3：在“格式→背景→填充效果→图片→选择图片”中选择第一步扫描的图片文档qj.jpg作为背景。本步注意事项：页面显示必须为100%，如果不是，背景显示将会错位，影响到后面的对位。
Step4：在“文件→页面设置”中，调整左边页边距为19.5cm，然后插入一个15行15列的表格。这时可以根据背景请柬中的实际位置，对表格各单元格的大小进行设置及合并。如果表格列数及行数不够或有多余，直接进行增加或删除即可，设置完后，选择整张表格，在“表格属性→表格→边框和底纹→边框”中，将表格边框设为无。本步需要注意的是：调整表格各档大小时，遵循的顺序是从左上至右下，统筹安排，最后再合并单元格。
Step5：在调整好的表格中，填入要填的内容，设置好字体及大小。如果熟练的话，这步可以与上面调整表格同时进行。本步需要注意的是，对表格填入的内容要有充分的估计，如果填入的内容过多的话，可能会改变表格的大小。还有一点需要说明的是，表格的总大小最好调为刚好一页，这样的话，有利于后面批量打印。
Step6：用Excel建一文档，将请柬中有变化的数据做成列。本例中，有变化的地方只有呈请的对象及席设的包间不同，因此，我们可以将Excel设置为两列，一列是姓名，一列是席设的包间(如图)，存盘为Data.xls文档。
Step7：加到Word2003中，点击“视图→工具栏→邮件合并”，工具栏上就会出现邮件合并的各项。点击打开数据源，选择刚才建的Data.xls文档，按默认值确定即可。这时可以看到刚才的工具栏都变亮了。将光标移到要插入姓名的地方，然后点击工具栏上的插入域，将需要的域插入相应的表格栏中。同理在席设下面也插入“包间”域。至此全部设置完毕。
Step8：设置完毕后，我们可以点击工具栏中的“查看合并数据”查看合并效果，然后进行打印，看看打印效果怎么样，如果有偏移，可以通过改变页边距及表格宽窄等来调整。达到满意效果后，我们可以点击“合并到新文档”将所有数据做成要打印的文档，还可以点击“合并到打印机”直接打印出来(如图)。
至此，一个统一格式可成批打印请柬的方法完成了。如果大家要改数据，可直接在中改，然后重新打开一遍Word文档就OK了。从此例我们也可以得到一个启发，对于很多需要套打的表格等，我们都可以用此办法进行处理。希望本文能对大家有所启示。
利用word的邮件合并功能可以批量打印出相关信息，但批量打印带照片的证书，邮件合并能完成这个要求呢？经过一番摸索、查寻，终于找到办法可以解决了，具体过程如下：
准备工作：准备一份考生信息数据库，可以是Word创建的数据源，也可以像Excel工作簿、Access数据库、Query文件、Foxpro文件，都可以作为邮件合并的数据源。只要有这些文件存在，邮件合并时就不需要再创建新的数据源，直接打开这些数据源使用即可。需要注意的是：在使用Excel工作簿时，必须保证数据文件是数据库格式，即第一行必须是字段名，数据行中间不能有空行等。这样可以使不同的数据共享，避免重复劳动，提高办公效率。。我最常用的是Excel簿，里面包含了编号、准考证号、考生姓名及其他相关信息的字段，要批量打印照片的话，还需要加一个照片的路径和文件名的字段（如果照片的文件名正好是考生的准考证号或姓名的话，可免），假设照片放在e:\photo文件夹里，每位考生的照片文件名和准考证号相对应（如果用姓名的话可能会碰到同名同姓的问题）。数据准备工作的正确与否，关系到以后打印出来的证件正确与否，所以必须要仔细校对正确。
接下来的工作就是要设计邮件合并的模板了，步骤如下：
1．启动word程序，从菜单栏中选择“工具――邮件合并”，将出现“邮件合并帮助器”对话框；
2．在“邮件合并帮助器” 对话框中的第一步“主文档”中单击“创建” 下拉按钮，选择“套用信函” （如果想在一张纸上打印多份的话，选择“分类”），再在出现的对话框中点击“活动窗口（A）”按钮。
3．在“邮件合并帮助器”对话框中点击“获取数据（G）”下拉按钮，选择“打开数据源(O)…”，在出现打开文件对话框中打开刚保存的Excel电子表格，点击“确定”并在弹出的对话框中点击“编辑主文档（M）”，这时你会发现在工具栏中多了一栏邮件合并工具栏
4．然后画好表格填好项目，进行排版、设置纸张，再把光标置于要插入相应项目的位置，点击“邮件合并”工具栏的“插入合并域”下拉菜单（下拉菜单中的相应选项与Excel数据表格中的标题行是一一对应的），然后单击下拉菜单中的相应选项，直至插入所有只包含文字的域。
5．下面是实现批量打印照片的关键一步，就是照片域的实现：
先把光标定位在要插入照片的地方，按Ctrl F9插入一个域，输入“IncludePicture "e:\\photo\\”（不包含外侧双引号），再按Ctrl F9插入一个域，输入“MergeField "准考证号"”，光标定位到这个域之后输入“.jpg"”，最后看到的结果应该是：
{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg"}。（这一步思路很好，用“准考证号”后就省得为每个文件输入路径了）
现在保持光标在域中，按Shift F9将代码转换为结果，也就是把图片内容显示出来。这时候如果什么也没显示，不要慌，按个F9刷新一下域就行了。其实，在按Shift F9之前直接按F9刷新域也可以显示出来图片。不过图片大小似乎不太合适，调整一下吧。
6．然后单击合并到新文档按钮，切换到生成的新文档里，咦，怎么照片处什么都没有？不会是上当了吧？
别急，保存生成文件（不用关闭文件再打开），按Ctrl A全选，再按F9，哈哈，每位考生对应的照片是不是全出来了。＾＿＾
不对……好像所有的图片好像显示的都是第一个人的照片。没关系，全选这个Word文档，然后按F9对所有域进行刷新。这时候图片应该都换成了正确的图片，如果还没有——也许Word有这么个BUG——那你就先把这个文档保存下来，关闭，再打开，全选，F9刷新。
图片刷新的问题是解决了，但是又出现了另一个问题，图片大小都变成调整前的了。也就是说，我们插入INCLUDEPICTURE域之后所做的调整，全都失效。查查Word的帮助文档，可以找到，所有域代码都可以有一个开关，用来保存对域结果进行的格式修改：\* MERGEFORMAT（注意前面的\*是必须的，“*”后面有个空格）。所以，将上面的INCLUDEPICTURE域代码修改为{ INCLUDEPICTURE "e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg" \* MERGEFORMAT }
在邮件合并模板中F9刷新显示图片，调整图片，再合并成新文档，刷新全部域——OK，这次全都是调整后的格式了。
实际上插入一张照片使用的域是{IncludePicture "e:\\photo\\001.jpg"}，插入准考证域用的是{MergeField "准考证号"}，而本文把这两个域嵌套起来就成了{IncludePicture "e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg"}从而实现了本文最初提出的要求――批量打印照片。
如果想打印在学籍、证件、档案上，在准备好数据库文件的情况下，对主文档模板作相应设计修改，同样也可以实现，可谓一举多得，不用再找专用软件来批量打印照片啦。
建议使用word2000，在word 2003中插入文字域的方法比较烦，在这里不一一表述了。
附："INCLUDEPICTURE"的Word域的用法：
域用法：{ INCLUDEPICTURE "FileName" [Switches ] }
"FileName" ：图形文件的名称和位置。
如果其中包含较长的带空格文件名，请用引号引住。如{IncludePicture "D:\\Documents and Settings\\Administrator\\桌面\\用Word邮件合并实现批量打印带照片证件\\邮件合并[url=file://\\photo\\4220001.jpg]\\photo\\4220001.jpg[/url]"}
指定路径（路径：操作系统用来定位文件夹或文件的路径，例如C:\Manual\Art\Art 22.gif）时，请以双反斜杠替代单反斜杠。例如：“C:\\Manual\\Art\\Art 22.gif”
IncludePicture域中的文件名路径也可以使用相对路径。如{IncludePicture "邮件合并[url=file://\\photo\\4220001.jpg]\\photo\\4220001.jpg[/url]"}，文件保存后则会从文档所在的文件夹下去找对应文件。用相对路径的好处是只要把包含word模板文件、数据库文件和照片文件夹放在一个文件夹内，那么拷贝到其他任何一台安装有office软件的电脑上都可以合并打印了。
Switches 开关，如下：
\c Converter 指定要使用的图形筛选。图形筛选的文件名不带有.flt 扩展名，例如，输入picture 表示筛选文件Picture.flt。
\d 图形数据不随文档保存以减小文件长度。
\* MERGEFORMAT 注意前面的\*是必须的，“*”后面有个空格，所有域代码都有这个开关，用来保存对域结果进行的格式修改。
注意事项：
1．插入域的时候，包含域代码的那一对大括号并不是手工输入的。应该使用Ctrl F9来插入域（此时会自动插入表示域的那一对大括号），并在其中填写域代码。
2．特别注意，引号内的文件名一定不能写错甚至多加一个空格也不行，否则Word将找不到图片文件，只会出现一个红叉。比如不能写成：
{IncludePicture " e:\\photo\\{MergeField "准考证号"}.jpg"}，因为e：前多加了空格。
3．最后还有一点不得不说明，图片只有在应用“嵌入型”版式的时候才可以用于邮件合并。如果选成其它格式，虽然定位方便了，但是邮件合并的时候会不认它。如果确实需要灵活的定位，可以考虑插入一个文本框，去掉边框等属性，并在这个文本框里插入INCLUDEPICTURE域代码，调文本框的位置即可
数据处理好帮手——Excel
- 一、Excel在校园中的使用
1．教师——试卷分析数据统计（考试成绩统计）
2．教师——教育科研数据统计（调查报告、随笔、论文）
3．教育管理——各项管理数据统计
- 二、Excel培训内容
1．输入数据——直接输入、自动填充
2．数据处理——
（1） 求和、求平均
（2）IF函数（由数值产生等级）
（3） 排序（升序、降序）
（4） 数据分类汇总、生成图表
- （一）认识Excel
（1） 启动Excel：
方法与启动Word、PowerPoint软件一样：
开始→ 程序→ Microsoft Office → Excel
（2） 认识Excel窗口
- （3） 准备工作
- 1）关闭“任务格窗”
2）展开“常用工具栏”＆“格式工具栏”
- （二）直接输入数据
（1）在单元格中直接输入数据——文本（汉字、数字）、数值、日期……
说明：
①文本数据包含汉字文本和数字文本（序号、学号等不需计算或前面带有若干“0”的各种编号）例：编号－“00001”、身份证号－“110106199712150616”。
②数值数据可以计算。
③数据自动对齐方式：文本－左对齐
数值－右对齐
日期－左对齐
④数值变成数字文本的方法——在数值之前添加一个西文的单引号“’”。
（2）自动填充数据（日期、序号）
数字文本、日期等数据可以自动填充
第一，先输入第一个单元格的数据如“’00001”或“星期一”；
第二，选中该单元格，将鼠标光标放置在单元格的右下角，出现黑色十字光标；
第三，向下拖动十字光标，会按照选中的单元格的信息自动填充以下的单元格。
★ 提示：我们可以应用Excel的这种功能快速地进行数据处理。
- （三） 数据处理
（1）数据的选择
|
操作 |
目的 |
表示方法 |
|
单击鼠标左键C9 |
选择1个单元格——C9 |
C9 |
|
单击单元格A1，再按住shift键单击另一单元格D4 |
选择A1到D4之间的12个连续单元格（区块也可以是1列或一行） |
A1：D4? （区块） A1：A9? （一列） B1：H1? （一行） |
|
单击单元格E1，再按住ctrl键单击另一单元格D3、A5、F10 |
任意选择不连续的单元格E1、D3、A5、F10 |
E1,D3,A5,F10 |
（2）求和SUM、求平均AVERAGE
1）连续单元格，可以使用自动求和按钮???
2）非连续单元格使用求和函数SUM
第一：选中结果单元格，单击编辑栏中的函数按钮——
第二：在插入函数对话框中选择求和函数SUM并确定
第三：在“函数参数”对话框中直接输入单元格的名称，并用逗号分隔（或者直接在工作区中选择要求和的单元格）最后确定。
3）求平均值操作方法与求和一样，只不过选择的函数不是SUM而是AVERAGE。
（3）IF函数（由数值产生等级）
|
分数段 |
等级 |
函数表达式 |
|
<60 |
待达标 |
"待达标" |
|
≥60 |
达标 |
If (B2>=60, "达标","待达标") |
|
>80 |
良 |
IF(B2>80,"良",IF(B2>=60,"达标","待达标")) |
|
>90 |
优 |
IF(B2>90,"优", IF(B2>80,"良",IF(B2>6=0,"达标","待达标"))) |
|
＝100 |
优＋ |
IF(B2=100,"优 ",IF(B2>90,"优", IF(B2>80,"良",IF(B2>＝60,"达标","待达标")))) |
完整的语句：
=IF(B2=100,"优 ",IF(B2>90,"优", IF(B2>80,"良",IF(B2>60,"达标","待达标"))))
操作方法：
第一，选中C2单元格，要根据B2单元格中的数值，在C2单元格中显示等级；
第二，单击编辑栏中的函数按钮——fx，选择函数IF；
第三，在“函数参数”对话框中输入判断表达式：
第四，单击“确定”即在C2中生成等级。
第五，选中C2单元格，将光标放置在单元格右下角，出现小黑十字光标向下拖拽鼠标，所有学生的等级即可生成。
★ 提示：If函数可以嵌套多层，实现多重判断。
方法：
第一，将光标放在C2单元格，编辑栏中显示=IF(B2>=60,"达标","待达标")
第二，请选中等号后边的所有内容进行复制；
第三，单击fx按钮，进行第二层判断，输入表达式并将复制的内容粘贴到相应的参数选项内。
第四，依次类推，完成判断。
（4）? 排序（升序、降序）
方法：
第一，选中排序数据A2：D42。
第二，单击“数据”菜单中的“排序选项”
第三，选择“排序”对话框中的主要关键字——“成绩”，实现按成绩排序，选择升序或降序排列，单击“确定”完成。
（5）数据分类汇总、生成图表
要想生成图表，我们先要对数据进行分类汇总：
方法：
第一，选中所有内容，单击“数据”菜单中的“分类汇总”选项；
第二，在“分类汇总”对话框中选择“分类字段”为“等级”；“汇总方式”为“计数”；“选定汇总项”为“等级”以及选中“汇总结果显示在下方”最后确定。
第三，在出现的汇总表中只显示统计结果，并将统计结果（等级及人数）复制到空白的单元格中：
第四，选中统计数据，单击“常用工具栏”上的“图表向导”根据提示建立图表。
“成绩统计”图表即显示在工作簿中，生成的图表可以应用于Word文档PowerPoint文档中，并且可以随时修改。
